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「マイナンバー制度」対策案内
  • マイナンバー(個人番号)とは国民ひとりひとり(住民票を有する全ての方)に付番される1人1つの番号(12桁)である
  • マイナンバー(個人番号)制度は行政の効率化を目的とし、利便性の高い、公平・公正な社会実現の社会基盤(インフラ)となるもの
  • マイナンバー(個人番号)制度は2015年10月より「通知カード」の発送からスタートし、2016年1月から、社会保障、税、災害対策で利用が開始されるもの
  • 民間事業主も法定調書の提出や社会保険の手続きで従業員等の個人番号を取り扱うことになるため、取得と利用と提供、保管から廃棄までルールが必要であり、その準備を始めなければならない。委託する場合も委託ルールが必要である。
  • 個人番号は特定個人情報となるため、漏えいや悪用を防ぐため、厳しい保護措置があり、企業は安全措置を講じなければならない。
4つの安全措置 (1)組織的安全措置 (2)人的安全措置 (3)物理的安全措置 (4)技術的安全措置
取得(収集)から廃棄までルールがあり管理することが必要です。

※個人番号カードは1枚で個人番号と身元確認ができる唯一のカードとされ、1月以後1枚目は無料で作成ができることになっています。

★収集前の事前準備として★
1号でも取り扱いましたが企業が講ずべき4つの安全措置を再度ご確認ください。

■組織的な整備や事務処理におけるルール作りや取扱規定の作成、体制を整えることが必要です。

■個人番号取扱にあたり、管理者(責任者)を決め、事務担当者についても予め決めておく必要があります。

■取扱区域の管理を行い、例えばオフィスのPC配置も個人番号取扱事務担当者については容易に見えない位置に配置するなどの工夫、物理的な安全措置を考える必要があります。機器の盗難防止策も必要です。

■個人番号の記載がある書類については今後厳重な保管が求められますのでそのための措置や物品の購入も必要になります。

1.どんな取得方法を選択しますか?
●扶養控除申告書で取得を行う?

給与計算システムでの利用という観点から考えれば、年末調整説明会の時期には次年度分の配布が行われる扶養控除申告書を利用して収集することが非常に一般的な方法でしょう。今後、用紙に記入して収集した場合、個人番号が記載された用紙が特定個人情報にあたるため保管については今までの扶養控除申告書とは違うということは認識しておく必要があります。

●独自の書式で取得を行う?
●電子的に取得を行う?

などが考えられます。


2.いつから取得を行い、その際の本人確認(番号確認と身元確認)方法は何を選択しますか?

取得時期を考えた場合、現状の選択肢としては、

●10月以降年内からすぐ取得を行うか?
●来年1月以降に取得を行い、その際に個人番号カードを利用して本人確認を行うか?の2つが考えられます。

個人番号の取得時には、番号の確認と本人の身元(実在)確認が必要です。

この本人の身元確認方法も重要なポイントとなります。

年内に収集を行う場合は、通知カードで番号確認を行い、免許証やパスポートなどで本人の身元確認を行うことになります。

その他本人確認として認められるものは一通り確認しておく必要があります。また、雇用関係にあるなどで、個人番号利用事務実施者が本人である、人違いでないことが明白であると認める場合は身元確認書類は要しないともされています。

しかしながら従業員が多い場合、やはり身元確認は必須となるためどのような形を取るかは決めておく必要があります。

●利用目的は最初の取得時に全て通知しておきましょう

また、収集時には、必ず目的を通知すべきとなっておりますので使用目的は全て通知しておかないと、後で別の届出に利用する場合に通知してなかった場合、再度、その目的で番号を収集しないといけませんので特に注意を払う必要があります。予め利用目的をきちんと記載して通知して収集することが少ない作業で済むということになります。


本人確認が1枚で可能な個人番号カードを利用するかどうか。
この選択がマイナンバー(個人番号)の取得時期や方法を決めるひとつのポイントとなるはずです。

番号通知カードは10月より郵送されますが、個人番号の運用が開始される来年1月以降、個人番号カードの交付が可能です。

この個人番号カード、1枚目は無料です。

この個人番号カードが個人番号と本人確認ができる唯一のカードとなっており、このカードを利用して収集と確認する場合は年内は取得を行わず、来年1月以降に収集を開始し、年内には1月からスムーズに取得するための準備期間とし個人番号カードの早期申告を促すなどの準備に充てる方法も選択肢のひとつではないでしょうか。

この個人番号カードの申請はスマホで顔写真を撮影、通知カードと一緒に届く申請書のQRコードから申請用サイトにアクセス。

必要事項を入力・顔写真データを添付して送信すれば申請完了となるようです。サイトによる申請だけでなく、返信用封筒を使って郵送による申請も可能です。2016年1月より交付が開始されます。

お客様の会社の規模にもよってきますが、このカードを利用するとこれで番号確認と本人確認ができますので収集時期や方法を決める選択肢のひとつとすべきと考えます。

来年早々から個人番号の記載が求められる場合としては、雇用保険の資格取得届けになるかと思います。

来年1月以降に入社する新入社員は、入社時に個人番号を取得をすることになりますので、入社時の書類についてどうするか予め決めておく必要があります。

源泉徴収については、死亡退職時や出国による出国年調など年末調整を年の途中で行うなどイレギュラーな場合に必要になることもありますが、通常ですと年末調整時に利用することになります。

健康保険と厚生年金については平成29年1月から記載が予定されています。こうした個人番号の記載が必要な各種届出書類の提出時期も踏まえた上で、お客様にとって最適な取得時期と取得方法を選択して作業を進めていただくことが肝要だと考えます。

左は官報に記載された平成28年分源泉徴収票のイメージです。右は3月末に国税庁のサイトに掲載されたイメージです。当初、摘要欄のスペースが増えることを期待しましたが、住宅控除関連の内訳項目もあり、配置が変更になっている項目が増え、配置が変更になっている項目もあり、項目で埋め尽くされている印象です。電算用フォーマットが確定次第、画面確認と印刷対応を行う予定です。画面確認において、個人番号も表示させる場合は認証が必要となり、印刷も個人番号を印刷に含める場合は認証が必要となります。個人番号を表示・印刷しない場合は認証なしで表示・印刷は可能です。


11月初旬リリース平成27年分年末調整対応版にて、個人番号処理を追加、まずは取得者ID登録と社員個人番号登録及び扶養親族個人番号登録処理機能が利用可能となります。10月にダウンロード版として先行リリース!前回のご案内で一括入力を用意すると記載しましたが、個人番号データという観点より個人別に入力していただく方式のみとさせていただきます。ご了承ください。

MB給与では、10月をめどに現状のサポート契約の範囲で、個人番号の登録管理機能を追加します。印刷対応は用紙が確定次第行っていきます。個人番号データは暗号化してローカルに保存する方法を取ります。また、MB給与での暗証番号登録を必須とし暗証番号1で入っていただいた上で、個人番号取扱用のID登録を行っていただきます。個人番号関連の処理をする際はIDの認証を行ってからでないと処理できない仕様となります。次号では個人番号処理のメニューと各登録画面などを紹介いたします。

次号特別増刊3号の特集は?

「アンドサポート 2015 特別増刊第3号」は9月初旬の発行を予定しています。第3号の特集内容は「MB給与管理 Ver.5マイナンバー(個人番号)対応版はどうなるの?」です。10月リリース予定のMB給与個人番号処理機能の具体的なメニュー内容や操作手順について画面イメージと一緒にご紹介いたします。

初回機能追加時にまず4メニュー、(1)取得事務担当者ID登録 (2)社員個人番号情報登録 (3)扶養親族個人番号情報登録 (4)ログ履歴を用意する予定です。データは前項にも記載しましたがローカル保存となります。印刷対応は源泉徴収票からの対応になりますが、専用紙のフォーマットが確定次第、対応を行います。

マイナンバー対応については随時機能を追加して参りますが、運用開始後に個人番号削除機能なども追加する予定です。


●編集後記●

特別増刊第2号をお届けいたしました。今回は通知までに決めておくべき内容に重点を置いて構成しました。内閣府のサイトでは随時様々な資料が掲載されておりますので定期的に確認を行っていただくことをお勧めいたします。次回はMB給与におけるマイナンバー対応内容について画面イメージも含めて説明をいたします。MB給与管理とは別システムとなるクラウド上での個人番号システム(オプション、別途有料)についても案内ができるようにする予定です。

MBサポートセンター 後藤